Компьютерный ниндзя или Продуктивность в стиле Mac

Приветствую, дорогие мои читатели. В ближайшие 5 минут вашего времени я расскажу о некоторых принципах и приемах, которые сделают вашу работу на компьютере более эффективной, а вас продуктивнее и счастливее! Ведь как приятно чувство удовлетворения от прекрасно сделанной работы.

Целью статьи является дать максимально полный охват темы продуктивности при работе за компьютером в целом (общие стратегии), и в частности — на замечательных компьютерах Apple Macintosh (оптимальная тактика и конкретные действия).

Эта статья — маленький эксперимент: постараюсь отойти от привычного плавного стиля изложения (который я использую на другом своем сайте BuildYourself.ru) и дать информацию в концентрированном виде без подробного раскрытия каждой подтемы. Ведь объема информации по теме компьютерной эффективности — как минимум на небольшой учебник.

Я четко разделяю статью на 2 части. В первой части я опишу принципы эффективной организации работы на компьютере. Впрочем, слегка модифицировав, их можно применить к абсолютно любой деятельности. Именно на основе этих принципов и будут строиться советуемые мною во второй части приемы продуктивной работы в операционной системе Apple Mac OS X Leopard.
Введение

Надо ли описывать, что вопросы эффективной организации труда волнуют любого человека, хоть сколько-нибудь ценящего свое время?

Ответ ясен — поэтому и не буду :)

Сразу перейдем к самой сути вопроса эффективной работы на компьютере (было бы просто преступлением с моей стороны рассказывать вам о повышении КПД использования времени и при этом лить потоки “воды”).

Под термином “работа” я подразумеваю сразу множество видов деятельности, которые являются важными именно для вас и эффективного выполнения которых вы и хотите добиться.
Принципы продуктивной работы на компьютере
Главное и основное

Начать стоит с самого главного принципа любой деятельности, которую можно назвать результативной и плодотворной.

Звучит просто: вы ДЕЛАЕТЕ именно то, что ВАЖНО ДЛЯ ВАС и что следует делать ИМЕННО СЕЙЧАС. То же самое в формулировке Стивена Кови звучит менее коряво: «Сначала делай то, что надо делать сначала».

Для этого вы должны:
четко понимать, чего вы хотите — что ВАЖНО ДЛЯ ВАС: и сейчас, и в долгосрочной перспективе
уметь делать осознанный выбор, чему посвятить свое время ИМЕННО СЕЙЧАС

Все техники и советы по продуктивности будут бесполезны, если вы не будете делать то, что должны делать (Должны делать для себя, в первую очередь. Иначе — зачем вам особо напрягаться? Самая серьезная мотивация возникает лишь при наличии обязательств и обещаний себе любимому).

Необходимо понимать, что если вы хотите более эффективно использовать свое время, то несерьезные дела никогда не должны вылезать перед более важными и отнимать у них ваше время. Сделал дело — гуляй смело.

Делайте то, что важно для вас именно сейчас — делайте это в первую очередь!

Если вы хотите поиграть — играйте! Отдохнуть — отдыхайте! Пообщаться — общайтесь!

НО

Если уж ВЫ ХОТИТЕ хорошенько ПОРАБОТАТЬ — РАБОТАЙТЕ!
Погружение — Ныряй с головой!

Мультизадачность вещь хорошая, но лишь для тех дел, которые не требуют вашего активного “мысленного участия”. Да-да, делайте несколько дел одновременно — это действительно помогает больше успевать, но лишь в очень ограниченном количестве применений. И в основном, работу за компьютером лучше выполнять, включив свой мозг в однозадачный режим.

Используйте на полную эффект погружения в работу. Чтобы полностью, с головой уйти в задачу, занять все свои мысли делом, что встало перед вами! (Как я сейчас нырнул в эту статью и даже на реплики друга отвечаю лишь кратким угуканьем.) Уберите все внешние раздражители (подробнее дальше во второй части), станьте недоступным для всех и вся. Вас нет — вы работаете! Если сложно сразу посвящать работе много времени подряд — разбивайте свою деятельность на “таймики”.

Погружение в работу поможет вам
либо сократить время выполнения работы
либо повысить качество результата
либо и первое, и второе одновременно.

Поэтому УЙТИ С ГОЛОВОЙ в работу, забыть обо всем на свете — лучший способ ХОРОШО СДЕЛАТЬ эту РАБОТУ.
Меньше НЕдеятельности

Нет, речь не о развлечениях и не о бесконечном серфинге интернета. Речь о тех действиях, которые являются вспомогательными для выполнения других дел.

Например, поиск недавно просмотренной странице в истории Safari может потребовать долгого ковыряния в меню из-за сортировки по дате посещения. Выполнить эту же самую задачу можно куда как быстрее — на помощь придет Spotlight, умеющий совершать поиск по просмотренным интернет-страницам, которые сохранились в кэше.

Для достижения эффекта наименьшей недеятельности предлагаю 2 метода:
АВТОматизация (Множество действий можно выполнять разными способами. Если вы часто тратите время на какие-либо определенные — стоит определить самый эффективный способ получения необходимого результата.)
уПРОщение (В НЕважных ДЛЯ ВАС вещах нужно поступать совершенно противоположным образом — чем более простой и явный способ, тем лучше. Если же не можем долго сделать выбор — берем первое попавшееся. Не нужно заставлять мозг лишний раз думать там, где ему можно дать отдых. Очень хорошо принцип снятия ответственности с человека описан в статье Олега Сатова “Apple — психология интерфейсов”.)

АВТОматизируйте и уПРОщайте!
Лови Волну — Лови Кайф!

У автостопщиков есть понятие волны — максимального потока машин, следуя которому можно быстро проехать необходимый маршрут.

Я же предлагаю вам ловить Волну следующую:

любое серьезное доведенное до конца дело заряжает вас энергией! Вы чувствуете подъем жизненных сил, душевное состояние на высоте — вы такой хороший и замечательный, вам такие горы по плечу! Вы просто молодец и такая умница! Да что говорить! В таком состоянии можно свернуть не то, что горы — но и шею!

Именно эту волну душевных сил я вам советую поймать и использовать для начала нового дела. Иногда для разогрева полезно выполнить что-нибудь попроще — и тогда вы не то чтобы войдете -> влетите в рабочую колею! На волне!

Конечно, следуя завету “Сделал дело — гуляй смело”, вы попытаетесь поскорее расслабиться и заняться какой-нибудь приятной ерундой — ведь вы ж уже молодец, и с остальными делами справитесь без проблем!

Справитесь! Вы действительно молодец! И этот молодец может по-молодецки взять и отмолодецить еще кое-что по своей работе!

Главное — не забывать при балансировании на волне о параллельной ловле кайфа.

Ведь вы же не роботы!

“Я не враг своему здоровью! Культурно отдыхать умею.” (Кузьмич, “Особенности национальной охоты”)

Культурно РАБОТАТЬ — уметь ЛОВИТЬ ВОЛНУ и КАЙФ от своей работы.
Организация продуктивной работы в Apple Mac OS X Leopard

На основе изложенных принципов давайте выработаем определенные тактики, которые помогут вам делать больше за меньшее время и получать больше удовольствия от работы. Соответственно, данные тактики необходимо возвести в ранг безусловных привычек.
Нет компьютерному мусору

Будем избавляться от залежавшегося мусора, который требует ваших сил и времени. Постараемся максимально упростить окружающее вас и вашу работу пространство, чтобы ничего не претендовало на ваше внимание. Подрывная деятельность “мусора” по-партизански незаметна, но дьявольски разрушительна по причине ежесекундного воровства вашего внимания.

Конкретные действия для борьбы с компьютерным мусором:
Уберитесь на своем рабочем месте (уточнение — это не то место, где у вас расположены ярлыки к программам). “Рабочая творческая обстановка” — это, конечно, звучит романтично, но никак не способствует сосредоточению на работе.
Меньше открытых окон, запущенных программ — только самое необходимое. Надеюсь, у вас выключены лишние виртуальные рабочие столы Spaces? Для большинства задач хватает 2-3 столов. А демонстрация работы 4 рабочих столов в ролике Apple никак не подходит под принципы эффективной работы.
Очищаем свой рабочий стол. Хранить ярлыки к часто запускаемым программам на рабочем столе — не имеет особых преимуществ. Обычно открытые окна закрывают иконки, и необходимо сперва “вскрыть” рабочий стол (горячая клавиша F11 — запоминаем). Соответственно, все ярлыки на рабочем столе идут в свалку. А свалка, бывшая на рабочем столе разбирается и сортируется куда-что нужно до девственной чистоты поверхности рабочего стола. О том, куда деть “временные файлы” — чуть ниже.
Оптимизируем Dock. Оставляем в нем только самые-самые часто запускаемые программы. О запуске других программ — чуть ниже. Отключаем эффект увеличения значков при наведении — простота и стабильность в пространстве дают больше субъективного контроля и соответственно — комфорта. Скрываем док с экрана — галочка “Автоматически показывать или скрывать” в Настройках Dock — пусть не цепляет нашего внимания (но если какая-либо программа требует нашего внимания, то соответствующая ей иконка все равно допрыгнет до видимой области), да и просто пусть место лишнее не занимает. Скрыть док — Cmd+Alt+D — запоминаем.
Очищаем верхнее меню. Обычно в области часов скапливается куча уведомлялок, следилок и прочих индикаторов. Безжалостно чистим их всех. Оставляем только САМОЕ НЕОБХОДИМОЕ. Оставляем как минимум: часы, язык, заряд, звук, индикатор интернета, будильник (Alarm Clock, например). Можно еще уведомлялку из менеджера задач. Всякие там индикаторы загрузки памяти, процессора, сети, чего-то там еще — улетают восвояси. Простой вопрос, который определяет необходимость нахождения иконки в меню: “Использую ли я постоянно эту иконку?” или “Критична ли информация, которую предоставляет эта иконка?” Просматриваем каждую и придирчиво отвечаем по поводу каждой.
Удаляем ненужные виджеты с Dashboard. Естественно, не может быть и речи о всяких там кактусах, елочках, рыбках и прочих тамагочах. Что вам важнее: уделить больше времени и внимания своей работе или полить красиво нарисованный кактус? Купите щенка тогда, что ли… И прицепите его за шкирку к стене для создания похожего эффекта :)
Настраиваем левое меню Finder’a. Отключаем ненужные устройства (например, iDisk, если вы не пользуетесь им), ненужные папки и параметры поиска (я так вообще смысла в последних не вижу). Доступ к настройкам любой программы в Apple Mac OS X осуществляется по комбинации Cmd+, — запоминаем! Добавляем в левое меню нужные нам папки обычным перетаскиванием.
Умело используем цветные этикетки Finder’a. Используйте их для быстрого визуального нахождения необходимых файлов. Поэтому не стоит помечать все файлы — не надо устраивать радуги — только те файлы, доступ к которым облегчится с использованием этикеток.
Нет умственному мусору

Слишком широкая тема для освещения. Поэтому просто советую почитать что-нибудь про технику GTD Дэвида Аллена.
Нет отвлекающим факторам

Самые ядреные враги эффективной работы за компьютером! Если работа не предполагает активного онлайн-взаимодействия, отключаем все программы обмена мгновенными сообщениями (+Twitter). По поводу почты поговорим отдельно.

Я даже небольшой креативчик замутил в фотошопе — от переизбытка чувств.

Организуем входящие потоки

Всю входящую информацию (скачиваемые из интернета и получаемые из других источников файлы) складываем сперва в папочку “Загрузки” (можно, конечно, выделить для этих целей другую). Это будет некий буфер, распределительный пункт. По-английски это называется INBOX. Периодически разбираем наш INBOX — не позволяем ему захламляться. Обязательно делаем что-то с каждым файлом из INBOX’a — не оставляем его на прежнем месте. Полностью опустошаем наш INBOX.
Становимся еще и Почтовым Ниндзей

Разбираем Входящие по аналогии с папочкой INBOX. С каждым письмом из входящих совершаем какое-либо действие: отвечаем сразу, откладываем в специальную папку для ответа потом, архивируем или удаляем. Входящие после каждой разборки почты должны быть абсолютно пусты. После этого обязательно закрываем почтовый клиент. Проверяем почту 2-3 раза в день — обычно, этого вполне достаточно, ведь редчайшее письмо требует срочнейшего ответа.
Быстрый поиск — быстрый запуск — быстрый ниндзя Spotlight

Spotlight отлично подходит для запуска файлов или программ. Просто напишите начало названия искомого файла или же часть его содержимого. В мгновение ока Spotlight найдет его и вам будет достаточно щелкнуть Enter, чтобы открыть найденный объект (Или же щелкнуть Cmd+Enter, чтобы открыть содержащую объект папку — запоминайте!). Для быстрого запуска файлов можно также использовать программу QuickSilver, но Spotlight в Leopard стал выполнять эту функцию не хуже. Можно почти забыть про навигацию по файлам и папкам. А так же — про их структуру на жестком диске. Складывайте все необходимые документы в свои архивные папки и просто находите их там с помощью Spotlight.
Дистанцируемся от всего неважного — игры, фильмы

Если уж вы решили поработать — работайте. Можно избежать соблазнов, создав дополнительного пользователя в системе, который и будет иметь монопольный доступ ко всем установленным играм и всем фильмам. Сюда же можете отнести любые развлекательные программы, которые у вас имеются.
Музыка? Послушайте тишину!

По данному вопросу не могу ничего советовать абсолютно уверенно — все здесь субъективно.

НО

В качестве эксперимента — попробуйте поработать недельку ВООБЩЕ БЕЗ музыкального сопровождения на фоне. А потом сравните. Макинтош вы полюбили тоже только после того, как попробовали и сравнили :)

Кто знает — быть может, вы тоже влюбитесь в тишину, как и я.

Update, более подробное объяснение: Музыка забирает часть нашего внимания. И если в определенных конкретных условиях эта потеря возмещается другими положительными факторами — например, приподнятым настроением и состоянием горосворачивания — то не стоит слушать моего совета! Слушайте музыку :) Если же потери внимания недопустимы — лучше послушать тишину.
Автоматизация и мастерство — Сила от кончиков пальцев

Освойте основные горячие клавиши Mac OS X. К счастью, все они работают в большинстве маковских программ. А набор с помощью клавиши Cmd делает использование горячих клавиш очень удобным — большой палец на кнопку с яблочком, и вперед: Cmd + Q, Cmd + W, Cmd + Z, Cmd + C, Cmd + V, Cmd + S, Cmd + A и так далее.

Многие вещи отлично реализуются с помощью стандартных программ (например, использование англо-русских и русско-английских словарей Lingvo в программе Словарь (Dictionary)). Если вы интенсивно используете определенные программы — освойте их, чтобы повысить свою эффективность.

Например, можно навесить функцию работы с окнами Expose (горячая клавиша F9) и виртуальные рабочие столы Spaces (горячая клавиша F7) на среднюю и боковые клавиши мыши.

Или можно запомнить, как набирать специальные символы в Mac OS X.

А если возникает необходимость в доступе к асечной истории с разных мест — прочитайте обзор сервиса Simkl

Набирайтесь опыта и мастерства — и Сила ваша будет расти!
Повышаем продуктивность — Лучше меньше, да лучше!

Один из самых действенных методов! Если можете — то старайтесь ограничить время своего пребывания за компьютером. При этом, чтобы успевать, вы будете автоматически стараться делать больше за то же самое время. Соответственно, эффективность будет выше. А при сохранении данного высокого КПД и увеличении времени работы — вы откроете для себя новые плодотворные горизонты.
Действуйте и экспериментируйте!

Просто поглощать полезную информацию — слишком мало из того, что вы можете сделать для себя. Пробуйте, экспериментируйте, ищите! И конечно же, надеюсь, что приведенные в этой статье принципы подтолкнут вас в правильном направлении, а приемы повышения эффективности в Apple Mac OS X сделают ваше общение с этими замечательными компьютерами еще более интересным и приносящим больше удовлетворения и удовольствия.
Пришло время действовать

Статья написана в рамках конкурса сайта MacOSWorld.ru — за что им огромное спасибо! А то не знаю, когда я бы еще поделился с вами этими мыслями