Перерабатывающие предприятия ТНК-BP переводят работу с договорами в СЭД Directum

Компания Directum продолжает тиражирование шаблона договорной работы «ПиТ» на платформе Directum на предприятиях ТНК-BP. Решение было внедрено на очередном предприятии блока — «Саратовском нефтеперерабатывающем заводе».

В блок «Переработка и Торговля» («ПиТ») холдинга ТНК-BP входят перерабатывающие предприятия Рязани, Саратова, Нижневартовска, Лисичанска (Украина) и других городов. Розничная сеть включает порядка 1 400 заправочных станций в России и на Украине, работающих под брендами ТНК и ВР, говорится в сообщении Directum. От оперативности и качества работы блока «ПиТ» во многом зависит деловая репутация всего холдинга, поэтому особое значение для развития бизнеса имеют последовательные инновации в бизнес-процессах и схемах взаимодействия.

Для повышения прозрачности и управляемости всего комплекса договорных работ, специалисты компании Directum совместно с рабочей группой ТНК-ВР разработали шаблон договорной работы «ПиТ» на платформе Directum. Решение включило в себя: автоматический обмен данными между системой корпоративного центра и системами дочерних обществ; интеграцию с учетными системами (SAP, 1С, Navision и другими).

Главным рецензентом проектного решения и его рабочей версии выступила экспертная группа «ТНК-BP Менеджмент». Разработанная версия была опробована в ходе пилотного проекта в «ТНК-Смазочные материалы», по результатам которого получила высокую оценку экспертной группы и была рекомендована для тиражирования по всем компаниям блока «ПиТ», отметили в Directum.

В данный момент решение уже внедрено в ряде предприятий. В 2009 г. завершилось внедрение шаблона договорной работы «ПиТ» на платформе Directum в «Саратовском нефтеперерабатывающем заводе» (СНПЗ). Примечательно, что сотрудники СНПЗ работают в Directum с 2005 г. Благодаря системе автоматизированы процессы по работе с организационно-распорядительной документацией, служебными записками по основной деятельности и заявками на оплату.

Внедрение шаблона договорной работы «ПиТ» в СНПЗ явилось логическим развитием информационной системы предприятия на платформе Directum. Проект решал ряд важных задач: автоматизация работы с договорными документами; ведение единого реестра договоров; отслеживание своевременного возврата оригинала; соблюдение регламентов договорной работы; автоматическое формирование отчетов по договорной работе; автоматизация согласования документов с Корпоративным центром; автоматизация проведения договорных комиссий.

В ходе проекта ECM-система Directum была интегрирована с ERP-системой SAP. Благодаря интеграции из Directum в SAP была организована передача данных по заключенным договорам, а из SAP в Directum – передача данных по контрагентам и выполнению обязательств. На основе данных, находящихся в обеих системах, пользователи получили возможность формировать отчеты и сводки по различным срезам (например, «Договоры, не закрытые в срок»).

Также специалистами Directum был разработан сценарий взаимодействия с корпоративным решением для хранения электронных документов на платформе Lotus, которое использовалось до внедрения Directum. Интеграция была осуществлена для работы со сканированными копиями архивных договоров в обоих решениях (в общей сложности из решения на платформе Lotus в Directum было импортировано около 6 тыс. сканированных копий договоров прошлых периодов). Это было необходимо, с одной стороны, для привязки регистрационных данных по договорам прошлых лет к их сканированным копиям, а с другой стороны, – для обеспечения доступа к копиям новых согласованных договоров в удаленных подразделениях.

Все работы по внедрению осуществлялись совместно с саратовским партнером Directum – компанией «Современные технологии» (СТЕРХ). Используя телефонную переадресацию, специалисты СТЕРХ организовали постоянную «горячую» линию поддержки и обучили около 200 пользователей.

В результате проекта все договорные работы «Саратовского нефтеперерабатывающего завода» были оптимизированы и ускорены. Главным следствием проекта стало то, что процессы, связанные с договорными документами, были синхронизированы с аналогичными процессами других дочерних предприятий холдинга, став частью единого рабочего пространства, подчеркнули в Directum. В ближайшем будущем тиражирование шаблона договорной работы «ПиТ» на платформе Directum будет продолжено и затронет ряд других предприятий ТНК-BP.